Как Nanshan установил новые стандарты в области передовых ИТ-технологий

Информационные системы становятся для компаний неотъемлемым инструментом для улучшения бизнес-показателей. Они помогают преодолеть пространственные и временные ограничения, увеличивают производственную и операционную эффективность. В результате, эти системы становятся катализатором развития бизнеса. В последние годы все больше компаний вкладываются в ИТ-проекты, создавая собственные информационные системы. Перед компаниями встает сложная задача: как управлять множеством ИТ-проектов, обеспечивая их плавное развитие и эффективную работу сотрудников.

Китайская компания "Nanshan Group" была основана в 1982 году в рамках национальной стратегии по разработке нефтяных месторождений в Южно-Китайском море. Сегодня в компании работает более 40 000 сотрудников. В 2018 году она заняла 74-е место среди 500 крупнейших предприятий в китайской промышленности. Сегодня Nanshan Group занимается производством алюминия, комплексной логистикой, городскими инфраструктурными проектами, финансовыми услугами, управлением активами, интеллектуальным производством и развитием новых источников энергии.

В 2018 году Nanshan разработала свою ИТ-стратегию, в рамках которой был создан собственный ИТ-центр. Его задача - предоставлять комплексные ИТ услуги всей группе компаний. Одним из главных направлений работы центра стал переход от бизнес-ориентированного подхода в ИТ к подходу, где ИТ являются лидером инноваций.

В ходе реализации ИТ-стратегии ИТ-центр каждый год запускает и внедряет множество проектов. В среднем это 30-40 ИТ-проектов. Учитывая разнообразие этих проектов и состава команд, было принято решение о сотрудничестве с компанией ZenTao и использовании системы ZenTao для управления проектами в рамках цифровой трансформации.

Хэ Бин является руководителем офиса управления проектами в ИТ-центре Nanshan и обладает богатым практическим опытом управления проектами. Он рассказал о том, как ИТ-Центр использует систему ZenTao в своих проектах.

Хэ Бин: У нас есть три этапа управления ИТ-проектами:
Первый этап: “инвентаризация” проектов и создание стандартов. На этом этапе мы проводим анализ и определяем количество и виды информационных проектов в группе. Создаем карточки для каждого проекта.

Второй этап: управление процессами с фокусом на реализацию. Чтобы облегчить работу и снизить порог вхождения, ИТ-центр анализирует сценарии использования и операционные процессы с помощью ZenTao. После анализа эти процессы оформляются в виде регламентов.

Стоит отметить, что 70-80% ИТ-проектов группы Nanshan связаны с внешними закупками. Поэтому управление взаимоотношениями с контрагентами играет важную роль. Мы предоставляем каждому менеджеру проекта учетную запись на платформе ZenTao и помогаем им в освоении этой системы.

Чтобы стимулировать использование программного обеспечения ZenTao во всех ИТ-проектах, мы ввели специальный критерий "Проверка здоровья ИТ-проектов". Оценка производится на основе "Шаблона плана управления проектами отдела" и "Инструкции по использованию платформы ZenTao". Менеджер проекта может получить максимальный балл только если он создал проект на платформе ZenTao согласно установленным правилам. Он также должен загрузить план дальнейшего управления проектом и регулярно обновлять статус выполнения и документацию проекта.

Третий этап: отслеживание процесса и установка стандартов. Некоторые компании зачастую активны на начальной стадии работы с ИТ-системами, но затем расслабляются на стадии реализации и не могут выработать привычку регулярного использования. Мы контролируем использование системы ZenTao в каждом проекте. В начале нового проекта мы предоставляем учетную запись в ZenTao руководству и требуем от менеджера проекта внесения информации о проекте в систему. В начале каждого месяца мы проверяем, созданы ли проекты на платформе ZenTao и насколько они полные.

Каждую неделю мы проводим встречи для отслеживания статуса проекта. На них мы проверяем прогресс проекта на платформе ZenTao.Чтобы мотивировать всех на активную работу, ИТ-центр отмечает проекты с наилучшими показателями как примеры и рассказывает об их достижениях.

Хэ Бин: Проекты являются ключевыми инструментами для реализации ИТ-стратегии, и цифровая трансформация может быть осуществлена через успешные ИТ-проекты. ZenTao интегрирует и применяет методы управления проектами и лучшие практики в своей системе. Благодаря инструментам, стандартам и контролю процессов, мы получаем данные в режиме реального времени и визуализацию управления проектами. Это позволяет нам контролировать: какие проекты в процессе, где прогресс замедлился, в каких проектах есть риски. Всё это значительно улучшает эффективность управления проектами. Единые стандарты и процессы подобны общему языку, исключают недопонимание и снижают возможные недопонимания в общении. Взаимодействие между командами становится более гладким.

Хэ Бин: Когда мы говорим о цифровизации, ИТ-отдел должен начинать изменения с себя. Важно активно использовать информационные инструменты. Когда коллеги видят, что ИТ-отдел идет впереди, они становятся более уверенными и готовыми к действиям. Предоставляя различные вводные данные и ресурсы, мы постепенно формируем атмосферу цифровой трансформации во всей компании.

Группа и ИТ-центр Nanshan установили новый высокие стандарты ИТ-инициатив в отрасли благодаря использованию эффективного инструмента по управлению проектами. Уверены, что на волне цифровой трансформации все больше и больше ИТ-отделов перейдут от реагирования на бизнес-запросы к введению и управлению инновациями. Это станет неотъемлемым стимулом для развития компаний!